Cách tạo bản tin video hấp dẫn bằng ghi màn hình

Các cập nhật email chỉ có văn bản rất dễ bị bỏ qua. Bản tin video — những đoạn ghi màn hình ngắn, giàu thông tin được nhúng vào giao tiếp thường xuyên của bạn — khó bị bỏ qua hơn nhiều. Chúng mang cảm giác cá nhân, truyền tải giọng điệu và có thể minh họa những ý tưởng mà đoạn văn khó diễn đạt.

Dù bạn là người sáng lập chia sẻ cập nhật sản phẩm, trưởng nhóm điều hành buổi đồng bộ hàng tuần, hay người sáng tạo nội dung thông báo cho khán giả, ghi màn hình mang đến cho email của bạn một chiều kích con người mà văn bản thuần túy không thể sánh được.

Tại sao bản tin video hiệu quả

Trước khi đi vào cách thực hiện, đáng để hiểu tại sao video lại hoạt động tốt trong email:

• Hiểu nhanh hơn: Người xem tiếp thu các bản trình diễn trực quan nhanh hơn so với đọc văn bản tương đương
• Lưu giữ tốt hơn: Người ta nhớ nội dung video tốt hơn so với chỉ văn bản
• Kết nối cá nhân: Nhìn thấy khuôn mặt thật hoặc nghe giọng nói thật xây dựng niềm tin
• Thể hiện sự phức tạp: Bảng điều khiển, quy trình làm việc và bản trình diễn giao diện rõ ràng hơn nhiều trong video

Các nghiên cứu nhất quán cho thấy việc thêm từ “video” vào dòng tiêu đề email có thể tăng tỷ lệ mở lên 19% và tỷ lệ nhấp chuột lên đến 65%.

Nên ghi gì cho bản tin video

Không phải mọi cập nhật đều cần video. Đây là những tình huống mà ghi màn hình tỏa sáng:

Cập nhật sản phẩm và tính năng

Khi bạn ra mắt điều gì đó mới, hãy cho thấy nó. Bản hướng dẫn 90 giây về tính năng mới truyền đạt nhiều hơn hẳn so với nhật ký thay đổi dạng dấu đầu dòng. Ghi lại tính năng đang hoạt động và thuyết minh các thời điểm quan trọng.

Đồng bộ nhóm hàng tuần và stand-up bất đồng bộ

Thay vì cập nhật trạng thái nặng văn bản, hãy ghi một bản tóm tắt hai phút về những gì nhóm của bạn đã đạt được và những gì sắp tới. Các bên liên quan có thể xem theo tốc độ của riêng họ mà không cần lên lịch họp.

Đánh giá số liệu và bảng điều khiển

Các con số một mình là trừu tượng. Hướng dẫn qua bảng phân tích của bạn, làm nổi bật các xu hướng quan trọng và giải thích nhóm sẽ làm gì với chúng. Bối cảnh trực quan làm cho việc kể chuyện dữ liệu trở nên thuyết phục hơn nhiều.

Hướng dẫn quy trình hậu trường

Người đăng ký thích xem cách mọi thứ được xây dựng. Ghi lại quy trình thiết kế, quy trình phát triển hoặc đường ống tạo nội dung của bạn. Nó hấp dẫn và xây dựng uy tín.

Đoạn hướng dẫn ngắn

Nếu bạn nhận thấy nhiều người dùng gặp khó khăn với một tính năng cụ thể, hãy đưa một clip hướng dẫn ngắn vào bản tin của bạn. Điều này giảm gánh nặng hỗ trợ và tạo thêm giá trị tức thì.

Mẹo ghi âm cho video chất lượng bản tin

Một video bản tin tốt không cần được đánh bóng đến mức phát sóng — nhưng cần phải rõ ràng, tập trung và ngắn gọn phù hợp.

Giữ ngắn

Nhắm mục tiêu từ 90 giây đến ba phút. Bản tin được tiêu thụ khi di chuyển. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn, hãy xem xét một loạt nhiều phần trên nhiều số, hoặc liên kết đến phiên bản dài hơn.

Viết kịch bản sơ bộ (hoặc ít nhất là đề cương)

Bạn không cần đọc từng từ, nhưng có một đề cương ngắn ngăn việc lan man. Ghi chú ba đến năm điểm chính và thực hiện chúng theo thứ tự. Điều này cũng làm cho việc chỉnh sửa dễ dàng hơn nhiều.

Sử dụng màn hình sạch

Trước khi ghi, đóng các tab không cần thiết, ẩn thanh thông báo và chuyển sang hồ sơ trình duyệt hoặc không gian làm việc sạch. Sự chú ý của người xem nên tập trung vào nội dung, không phải tin nhắn Slack đang mở của bạn.

Thêm lớp phủ webcam cho các cập nhật cá nhân

Đối với các cập nhật của người sáng lập, tin nhắn CEO hoặc thông tin liên lạc cộng đồng, một bong bóng webcam nhỏ thêm cá tính. Đặt nó ở góc không che nội dung quan trọng trên màn hình.

Thuyết minh khi tiến hành

Ngay cả thuyết minh đơn giản — “đây là điều bạn sẽ chú ý trong biểu đồ này”, hoặc “tôi đang nhấp vào menu cài đặt ngay bây giờ” — giúp người xem theo dõi và duy trì nhịp độ tự nhiên.

Quy trình bản tin video lý tưởng

Đây là một quy trình đơn giản, có thể lặp lại:

1. Phác thảo các điểm — Viết ba đến năm điều bạn muốn đề cập trước khi nhấn ghi.
2. Ghi màn hình — Sử dụng Recorded để chụp các cửa sổ liên quan hoặc toàn bộ màn hình của bạn. Bật lớp phủ webcam nếu đây là tin nhắn cá nhân.
3. Cắt các cạnh thô — Cắt các khoảng dừng dài ở đầu và cuối, và xóa các lỗi đáng kể. Thường thì việc cắt nhanh là đủ.
4. Thêm hiệu ứng zoom vào các thời điểm quan trọng — Sử dụng tính năng zoom của Recorded để thu hút sự chú ý vào phần quan trọng nhất của mỗi phần, chẳng hạn như một nút cụ thể hoặc điểm dữ liệu trong biểu đồ.
5. Xuất sang MP4 — Xuất ở chất lượng phù hợp để lưu trữ email. Hầu hết các nền tảng lưu trữ video chấp nhận MP4 ở 1080p.
6. Lưu trữ và liên kết — Tải video lên nền tảng lưu trữ của bạn, lấy hình thu nhỏ và nhúng nó vào email của bạn. Vì hầu hết các ứng dụng email không hỗ trợ phát video nội tuyến, hình ảnh thu nhỏ có thể nhấp được liên kết đến video được lưu trữ là cách tiêu chuẩn.
7. Viết phần giới thiệu ngắn — Một hoặc hai câu văn bản trước video cung cấp bối cảnh cho những người đọc lướt trước khi xem.

Các công cụ bổ sung cho bản tin video của bạn

• Loom hoặc Wistia — Nền tảng lưu trữ tạo hình thu nhỏ có thể nhúng và theo dõi phân tích lượt xem
• ConvertKit, Mailchimp hoặc Beehiiv — Nền tảng bản tin hỗ trợ hình thu nhỏ video có thể nhấp
• Recorded — Để chụp màn hình, thêm zoom, lớp phủ webcam và xuất các clip được đánh bóng nhanh chóng

Đo lường tác động

Sau khi bạn bắt đầu gửi bản tin video, hãy theo dõi các số liệu này để hiểu điều gì hiệu quả:

• Tỷ lệ nhấp vào hình thu nhỏ video — Tín hiệu rõ ràng nhất về sự quan tâm đến video
• Thời gian xem từ nền tảng lưu trữ của bạn — Mọi người có xem đến hết không hay thoát ra sớm?
• Tỷ lệ trả lời ở các số có nhiều video — Bản tin video thường tạo ra nhiều câu trả lời hơn vì chúng cảm thấy cá nhân hơn
• Tăng trưởng và giữ chân người đăng ký — Theo thời gian, nội dung video nhất quán có thể trở thành lý do chính khiến mọi người vẫn đăng ký

Bắt đầu ngay hôm nay

Bạn không cần studio hoặc ngân sách sản xuất cao để tạo một bản tin video hiệu quả. Một màn hình sạch, một câu chuyện rõ ràng và một đoạn ghi màn hình hai phút là tất cả những gì cần thiết để biến bản cập nhật email thông thường thành thứ mà mọi người thực sự mong đợi nhận được.

Bắt đầu với một video trong tuần này — cập nhật sản phẩm nhanh, bản trình diễn bảng điều khiển hoặc điểm nổi bật ngắn của nhóm — và xem khán giả của bạn phản hồi như thế nào. Kết quả thường nói to hơn bất kỳ lượng văn bản nào.